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La LOPD para Comunidades de Propietarios es fácil …

… si cuentan con un Administrador de Fincas, y saben cómo hacerlo.

Edificio

Una comunidad de propietarios trata datos de sus copropietarios (entre otros datos: nombre y apellidos, DNI, números de cuentas bancarias o propiedades) conforme la Ley 15/1999, de Protección de datos de carácter personal, es un responsable del fichero o de su tratamiento:

Artículo 3 d) «Responsable del fichero o tratamiento: persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento.»

Pero la mayoría de comunidades cuentan con la figura del administrador de fincas que conforme a la Ley 49/1960, de 21 de julio, sobre propiedad horizontal en su artículo 20 apartado 5 le corresponde

«Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.»

En el Informe 0636/2009 de la Agencia Española de Protección de Datos queda claro que la comunidad de propietarios ostenta la condición de responsable de fichero y que el administrador de fincas tiene la condición de encargado de tratamiento por cuenta ajena, que tal como establece al artículo 3 apartado g)

«Encargado del tratamiento: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, sólo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.»

No ostante, el artículo 13 apartado 6 de la Ley de Propiedad Horizontal estalece que:

«… El cargo de administrador y, en su caso, el de secretario y administrador podrá ser ejercido por cualquier propietario, así como por personas físicas con cualificación profesional suficiente y legalmente reconocida para ejercer dichas funciones. También podrá recaer en corporaciones y otras personas jurídicas en los términos establecidos en el ordenamiento jurídico.»

Así el el informe 46/2006 de la AEPD se nos decía que:

«… siendo eladministrador, en cuanto tal y con relación a ese determinado inmueble, un mero usuario del fichero, en virtud de su condición de órgano de gobierno de la comunidad.»

sometiendo, no obstante, al administrador al régimen del encargo de tratamiento por cuenta ajena.

¿Encargado de tratamiento o secretario de la junta?

DoblePersonalidadUn administrador de fincas es tanto lo uno como otro.

El artículo 20 letra e) de la Ley de Propiedad Horizontal establece que corresponde al administrador:

«Actuar, en su caso, como secretario de la Junta y custodiar a disposición de los titulares la documentación de la comunidad.

Y por lo antes expuesto, el administrador es también una figura que se encuadra en el encargo de tratamiento por cuenta ajena, y debe ser así ya que cuenta con un sistema de información independiente a la comunidad de propietarios que administra, y está prestando un servciio a dicha comunidad y tratando los datos por cuenta, no suya, sino ajena (de la respectiva comunidad de propietarios que administre).

La profesión de administrador de fincas no surgió pensando en la administración de una sola finca (aunque puede darse el caso) por ello tanto la normativa sectorial (LPH) como la de proteccion de datos (LOPD) lo regulan como profesional independiente con su propia estructura empresarial o profesional que tiene como objeto de negocio «ser secretario» de diversas comunidades y «custodiar la documentación» de todas ellas.

La solución es fácil para la comunidad …

QueFacil¿Tiene la comunidad de propietarios que cumplir con todos los requisitos y exigencias establecidas por el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999?

A priori, sí …. pero el artículo 87 apartado 6 del RLOPD establece que:

«En aquellos casos en los que datos personales de un fichero o tratamiento se incorporen y traten de modo exclusivo en los sistemas del encargado, el responsable deberá anotarlo en su documento de seguridad. Cuando tal circunstancia afectase a parte o a la totalidad de los ficheros o tratamientos del responsable, podrá delegarse en el encargado la llevanza del documento de seguridad, salvo en lo relativo a aquellos datos contenidos en recursos propios.»

añadiendo que

«Este hecho se indicará de modo expreso en el contrato celebrado al amparo del artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, con especificación de los ficheros o tratamientos afectados.»

y estableciendo al final que

«En tal caso, se atenderá al documento de seguridad del encargado al efecto del cumplimiento de lo dispuesto por este reglamento

 

Por lo cual el administrador de la comunidad como secretario tiene la obligación de custodiar la documentación y si realiza esta custodia (y tratamiento) en su entorno profesional cuyo sistema de información ha de contar con su propio documento de seguridad, es lógico, que se atienda a dicho documento de seguridad en lugar del documento de seguridad de la comunidad de propietarios, que quedaría reducido a los datos incluidos en sus propios recursos, o sea, a ninguno o casi ninguno, ya que el administrador en su sistema de gestión informático y manual dispondrá de todos los datos relativos a la comunidad de propietarios que administra.

Asi que … pon un administrador en tu comunidad de propietarios y simplifica la LOPD …

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 Ver infografía