¿La documentación exigida por el RGPD es “facilita”?

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La entrada en vigor del Reglamento UE 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril, relativo a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales y a la libre circulación de estos datos (RGPD) que será obligatorio en todos sus elementos y directamente aplicable en cada Estado miembro aplicable a partir del 25 de mayo de 2018, hará que cambie toda la documentación necesaria para el cumplimiento de lo en él establecido.

La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha puesto a disposición de los responsables del tratamiento una herramienta que proporciona parte de la documentación que exige el RGPD con su herramienta FACILITA

Pero ¿es tan sencillo?

¿La documentación que tal aplicación nos proporciona es suficiente? ¿Es todo tan fácil o es necesario algo más?

La propia AEPD especifica, una vez que se ejecuta esta aplicación, que “El uso de este programa no garantiza el pleno cumplimiento del RGPD.” y también que “Esta herramienta está destinada a aquellas empresas que realizan tratamientos de datos personales que, a priori, implicarían escaso nivel de riesgo para los derechos y libertades de las personas cuyos datos tratan, teniendo en cuenta que todo tratamiento conlleva un cierto nivel de riesgo.” y de igual forma que “Es un programa de ayuda general y como tal no es perfecta para todos los casos porque puede haber peculiaridades de cada empresa que no pueden tenerse en cuenta.”

Por ello, hemos de tener en cuenta el artículo 32 apartado 1 del RGPD que determina que “Teniendo en cuenta el estado de la técnica, los costes de aplicación, y la naturaleza, el alcance, el contexto y los fines del tratamiento, así como riesgos de probabilidad y gravedad variables para los derechos y libertades de las personas físicas, el responsable y el encargado del tratamiento aplicarán medidas técnicas y organizativas apropiadas para garantizar un nivel de seguridad adecuado al riesgo […]”

Tras el análisis de riesgo que se ha de soportar y en caso de alto riesgo para el tratamiento de datos tras la evaluación de impacto (artículo 35 del RGPD) se determinarán por el responsable del tratamiento (o en encargado de tratamiento) las medidas de seguridad más adecuadas y conformes, todo ello bajo el principio de accountability, la nueva responsabildad proactiva.

La nueva responsabilidad proactiva

Ya no se permite una responsabilidad reactiva … ya no se puede estar a la espera de una posible sanción para empezar a cumplir, todo el esquema de la nueva configuración de la normativa de protección de datos se fundamenta en la cultura del cumplimiento, el compliance que no es otra cosa que el diseño e implementación de sistemas de cumplimiento normativo.

Conforme al artículo 5.2 del RGPD “El responsable del tratamiento será responsable del cumplimiento de lo dispuesto en el apartado 1 y capaz de demostrarlo («responsabilidad proactiva»)” estableciendo la obligación y responsabilidad tanto para el responsable del tratamiento como para el encargado de tratamiento de poder demostrar que se está cumpliendo con todo lo establecido.

Toda esta responsabilidad proactiva se hace constar a lo largo de todo el RGPD. El considerando 42 determina que cuando el tratamiento se lleva a cabo con el consentimiento del interesado, el responsable del tratamiento debe ser capaz de demostrar que aquel ha dado su consentimiento a la operación de tratamiento. En el artículo 7 se especifica que cuando el tratamiento se base en el consentimiento del interesado, el responsable deberá ser capaz de demostrar que aquel consintió el tratamiento de sus datos personales. En el considerando 74 que el responsable además de estar obligado a aplicar las medidas oportunas y eficaces ha de poder demostrar la conformidad de las actividades de tratamiento con lo establecido en el RGPD, incluida la eficacia de las medidas. En el artículo 24, rotulado “Responsabilidad del responsable del tratamiento” se establece que el responsable de tratamiento aplicará las medidas técnicas y organizativas apropiadas a fin de garantizar y poder demostrar que el tratamiento es conforme con el RGPD. El considerando 77 va aún más lejos exigiendo que se demuestre el cumplimiento por parte del responsable o el encargado de tratamiento especialmente con respecto a la identificación del riesgo y a su evaluación así como a la identificación de buenas prácticas para mitigar dicho riesgo. El considerando 78 concreta que a fin de poder demostrar la conformidad con el RGPD el responsable debe adoptar políticas internas y aplicar medidas, que cumplan en particular los principios de protección de datos desde el diseño y por defecto. También el considerando 82 especifica que para demostrar la conformidad con el presente Reglamento, el responsable o el encargado del tratamiento debe mantener registros de las actividades de tratamiento bajo su responsabilidad. Los considerandos 84 y 90, al tratar de la evaluación de impacto, también se refieren a la obligación de demostrar que el tratamiento de los datos personales es conforme al RGPD. Por último el artículo 35 apartado 7 letra d) al establecer junto a la obligación de establecer las medidas previstas para afrontar los riesgos, incluidas garantías, medidas de seguridad y mecanismos que garanticen la protección de datos personales, la obligación de demostrar la conformidad con el presente Reglamento.

Conclusiones

La documentación que el responsable y el encargado del tratamiento han de confeccionar para el desarrollo de su actividad profesional o empresarial en lo que respecta al tratamiento de datos de carácter personal, no es tan sólo la que proporciona la aplicación FACILITA de la AEPD, y además con la obligación proactiva impuesta al responsable del tratamiento, para demostrar que se está cumpliendo con todo lo establecido en el RGPD dicha documentación ha de ser lo más amplia y detallada posible, siguiendo la premisa que marca el sabio refrán que nos aconseja que “Lo que abunda no daña” máxime en estos supuestos a los que se han de hacer frente a sanciones que pueden alcanzar los veinte millones de euros o en el caso de empresas, el 4 por ciento del volumen de negocio total anual (optándose por la mayor cuantía).

 

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